Exemptions du devoir de déclaration

La loi modifiée du 2 août 2002 énumère, dans les paragraphes (2) et (3) de son article 12, un certain nombre de traitements de données à caractère personnel non soumis à l'obligation de déclaration préalable à la Commission nationale. Il s'agit des traitements de données suivants:

Exemptions générales (article 12 § 2)

  • Tous les traitements notifiables effectués par un responsable qui a désigné un chargé de la protection des données, à l'exception des traitements à des fins de surveillance (article 10).
  • Les traitements servant à la tenue d'un registre public.
  • Les traitements des avocats, notaires et huissiers dans l'exercice de leur profession.
  • Les traitements des journalistes, écrivains et artistes (liberté d'expression).
  • Les traitements nécessaires à la sauvegarde des intérêts vitaux.

Exemptions conditionnelles (article 12 § 3)

Administration du personnel et gestion des candidatures (recrutements)

Les traitements de données qui visent exclusivement la gestion des candidatures et des recrutements ainsi que l’administration du personnel au service ou travaillant pour le responsable du traitement.

Le traitement ne peut se rapporter ni à des données relatives à la santé de la personne concernée, ni à des données sensibles ou judiciaires au sens de l'article 6 et de l'article 8 de la loi modifiée du 2 août 2002, ni à des données destinées à une évaluation de la personne concernée.

Ces données ne peuvent être communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l’application d’une disposition légale ou réglementaire, ou pour autant qu’elles soient indispensables à la réalisation des objectifs du traitement.

Administration des salaires

Les traitements de données qui se rapportent exclusivement à des données à caractère personnel nécessaires à l’administration des salaires des personnes au service ou travaillant pour le responsable du traitement, pour autant que ces données soient utilisées exclusivement pour l’administration des salaires visée et qu’elles soient uniquement communiquées aux destinataires qui y ont droit.

Comptabilité

Les traitements de données qui se rapportent exclusivement à la comptabilité du responsable du traitement, pour autant que ces données soient utilisées exclusivement pour cette comptabilité et que le traitement concerne uniquement des personnes dont les données sont nécessaires à la comptabilité.

Ces données ne peuvent être communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l’application d’une disposition réglementaire ou légale ou pour autant que la communication soit indispensable pour la comptabilité.

Gestion de la clientèle et des fournisseurs

Les traitements de données qui visent exclusivement la gestion de la clientèle ou des fournisseurs du responsable du traitement.

Le traitement peut uniquement porter sur des clients ou des fournisseurs potentiels, existants ou anciens du responsable du traitement.

Le traitement ne peut se rapporter ni à des données relatives à la santé de la personne concernée, ni à des données sensibles ou judiciaires au sens de l'article 6 et de l'article 8 de la loi modifiée du 2 août 2002.

Ces données ne peuvent être communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l’application d’une disposition légale ou réglementaire, ou encore aux fins de la gestion normale d’entreprise.

L’administration d’actionnaires, d’obligataires et d’associés

Les traitements de données qui visent exclusivement l’administration d’actionnaires, d’obligataires et d’associés, pour autant que le traitement porte uniquement sur les données nécessaires à cette administration, que ces données portent uniquement sur des personnes dont les données sont nécessaires à cette administration, que ces données ne soient pas communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l’application d’une disposition légale ou réglementaire.

Gestion de contacts

Les traitements de données d’identification indispensables à la communication effectués dans le seul but d’entrer en contact avec l’intéressé, pour autant que ces données ne soient pas communiquées à un tiers.

Cette exemption s’applique uniquement aux traitements de données non visés par une des autres dispositions de la loi modifiée du 2 août 2002.

Enregistrement des visiteurs

Les traitements de données portant exclusivement sur l’enregistrement de visiteurs, effectué dans le cadre d’un contrôle d’accès manuel, dans la mesure où les données traitées se limitent aux seuls nom, adresse professionnelle du visiteur, identification de son employeur, identification de son véhicule, nom, section et fonction de la personne visitée ainsi qu’au jour et à l’heure de la visite.

Ces données ne peuvent être utilisées exclusivement que pour le contrôle d’accès manuel (le contrôle d'accès électronique étant soumis au régime de l'autorisation préalable).

Gestion des systèmes et réseaux informatiques

Les traitements de données à caractère personnel nécessaires à la gestion des systèmes et réseaux informatiques et de communications électroniques, pourvu qu’ils ne soient pas mis en oeuvre à des fins de surveillance au sens des articles 10 et 11 nouveau de la loi modifiée du 2 août 2002 (dans cette hypothèse, ils seraient soumis au régime de l'autorisation préalable.

Gestion des membres (fondation, association, ou tout autre organisme sans but lucratif)

Les traitements de données qui sont effectués par une fondation, une association ou tout autre organisme sans but lucratif dans le cadre de leurs activités ordinaires.

Le traitement doit se rapporter exclusivement à l’administration des membres propres, des personnes avec qui le responsable du traitement entretient des contacts réguliers ou des bienfaiteurs de la fondation, de l’association ou de l’organisme.

Ces données ne peuvent être communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l’application d’une disposition légale ou réglementaire.

Traitements effectués par des autorités administratives

Les traitements de données à caractère personnel effectués par des autorités administratives si le traitement est soumis à des réglementations particulières adoptées par ou en vertu de la loi et réglementant l’accès aux données traitées ainsi que leur utilisation et leur obtention.

Gestion des élèves et étudiants

Les traitements de données qui sont effectués par les établissements d’enseignement en vue de gérer leurs relations avec leurs élèves ou étudiants. Le traitement se rapporte exclusivement à des données à caractère personnel relatives à des élèves ou étudiants potentiels, actuels ou anciens de l’établissement d’enseignement concerné.

Ces données ne peuvent être communiquées à des tiers, sauf dans le cadre de l’application d’une disposition légale ou réglementaire.

Traitements effectués par les professionnels du secteur de la santé

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