Erfolgt eine Erhebung personenbezogener Daten direkt bei der betroffenen Person, so muss der Verein aus Gründen der Transparenz der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten verschiedene Informationen mitteilen, unabhängig welche von den vorhergenannten Rechtsgrundlagen anwendbar ist.
Diese Information muss Folgendes enthalten:
- Ihre Identität und Kontaktdaten;
- wieso Sie Daten erheben („die Zweckbestimmung“; z.B.: um die Liste Ihrer Mitglieder zu verwalten);
- wieso Sie diese Daten erheben dürfen („die Rechtsgrundlage“: einer der sechs vorhergenannten Kriterien);
- die Empfänger der Daten (z.B.: ein Sportsverband, die Verwaltung der sportmedizinischen Betreuung, der Veranstalter eines Turniers, usw.);
- gegebenenfalls die Absicht personenbezogene Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln (präzisieren Sie das Land und stellen Sie sicher, dass angemessene Garantien vorhanden sind, zum Beispiel, wenn Sie auf eine Cloud-Plattform zurückgreifen, die in den USA beherbergt ist);
- wie lange Sie die Daten aufbewahren (z.B.: so lange wie eine Person Mitglied Ihres Vereins ist);
- die Rechte der betroffenen Personen wie untenstehend erläutert;
- das Bestehen eines Beschwerderechts bei der CNPD.
Um zu lange Angaben auf einem elektronischen oder Papierformular zu vermeiden, können Sie zum Beispiel am Schluss eines Formulars erste Informationen angeben und dann auf Ihre Datenschutzbestimmungen oder auf einen speziellen Link betreffend die Privatsphäre auf Ihrer Internetseite hinweisen, die dann alle obenstehenden Informationen beinhalten muss. In diesem Fall sind Sie Ihrer Verpflichtung, die betroffenen Personen auf eine transparente Art und Weise zu informieren, nachgekommen.
Ein Muster eines Informationsblattes befindet sich im Anhang. Dieses Muster muss an die Aktivitäten und Zweckbestimmungen der Datenverarbeitungen eines Vereins angepasst werden.