FAQ : Registre National des Personnes Physiques (RNPP)

Le RNPP est un registre introduit par la loi modifiée du 19 juin 2013 relative à l’identification des personnes physiques[1], au registre national des personnes physiques, à la carte d’identité, et aux registres communaux des personnes physiques (ci-après la « Loi de 2013 »).

Le RNPP a pour finalités :

• L’identification des personnes physiques ;
• La mise à disposition de données de personnes physiques aux responsables des fichiers des organismes publics, dans les limites des missions légales de ces organismes ou, à condition que les données soient anonymisées, à des fins statistiques ; et
• La préservation de l’historique de ces données à des fins administratives ou, à condition qu’elles soient anonymisées, à des fins statistiques[2].

Le RNPP contribue à une simplification administrative, car les administrations et organismes qui ont accès au RNPP ne doivent plus exiger la production de certificats par les citoyens pour attester de l’exactitude des données personnelles qui y sont inscrites, lorsque celles-ci concernent des personnes ayant leur résidence habituelle au Luxembourg[3].

Le RNPP est géré et maintenu par le Centre des technologies de l’information de l’Etat (CTIE), sous l’autorité du ministère de la Digitalisation[4].

Pour éviter toute ambiguïté, il est précisé que les présentes FAQ ne couvrent pas les registres communaux des personnes physiques, régis séparément par le Chapitre 2 de la Loi de 2013.

[1] Au sens de l’article 1 de la Loi de 2013

[2] Article 4 (1) de la Loi de 2013

[3] Article 4 (2) de la Loi de 2013

[4] Article 6 de la Loi de 2013

Le RNPP contient les données suivantes :

• Les nom et prénom(s) ;
• Le numéro d’identification ;
• L’adresse ;
• Les dates et lieu de naissance ;
• La situation de famille ;
• La ou les nationalités ou le statut d’apatride ;
• Le statut de réfugié ou de protection subsidiaire ;
• Le sexe ;
• Pour les personnes mariées, séparées de corps ou liées par le partenariat et pour les personnes veuves, le numéro d’identification (pour autant que ce numéro ait été attribué), les noms, prénoms et dates de naissance des conjoints ou partenaires vivants ou prédécédés ;
• Les numéros d’identification des parents à l’égard desquels la filiation est établie, pour autant que ces numéros aient été attribués ;
• Les numéros d’identification des enfants à l’égard desquels la filiation est établie, pour autant que ces numéros aient été attribués ;
• L’origine et les modifications des données enregistrées ;
• Les date et lieu de décès ;
• Les titres de noblesse des membres de la famille grand-ducale ; et
• L’inscription sur les listes électorales constatant la qualité d’électeur pour les élections législatives, communales ou européennes[1].

[1] Article 5 (2) de la Loi de 2013

Est inscrite au RNPP toute personne physique (résidente ou non) qui s’est fait attribuer un numéro d’identification national (matricule à 13 chiffres) à des fins administratives ou professionnelles (par exemple : inscription à la commune, naissance d’un enfant…).

Selon les derniers chiffres disponibles, en 2023, 2,58 millions de personnes étaient inscrites au RNPP[1].

[1] https://www.chd.lu/fr/node/2226

Toute personne qui est identifiée au RNPP (résidente ou non) peut consulter ses données personnelles y inscrites[1].

Cette consultation peut se faire :

• en ligne via le portail MyGuichet.lu, à condition d’être titulaire d’un certificat électronique LuxTrust ; ou
• par courrier postal adressé au CTIE, Service du Registre National des Personnes Physiques[2]. Si le requérant est un mineur non émancipé, la demande doit être faite par un des parents qui exerce l’autorité parentale ou par le tuteur. La demande doit être datée, signée et accompagnée d’une copie de la pièce d’identité de son auteur et, le cas échéant, du document justifiant son pouvoir d’agir. 

Les données sont communiquées à l’auteur de la demande, selon son souhait, par lettre ou par courrier électronique. La communication se fait sous forme d’un extrait reproduisant de manière exacte l’ensemble des données relatives à la personne concernée. L’extrait peut être établi en langue française, allemande et luxembourgeoise.

[1] Article 36 de la Loi de 2013

[2] L’adresse est la suivante : 560, rue de Neudorf, L-2220 Luxembourg

L’accès au RNPP est accordé aux administrations par le ministre de la Digitalisation, sur base d’un avis de la Commission du registre national instituée par la Loi de 2013[1]. La Commission du registre national analyse chaque demande afin de déterminer si l’accès au RNPP, son étendue ainsi que les fonctionnalités sollicitées sont justifiées au regard des missions de l’administration concernée[2].

[1] Article 7 alinéa 2 de la Loi de 2013

[2] Article 7 du Règlement grand-ducal du 28 novembre 2013 fixant les modalités d'application de la loi du 19 juin 2013 relative à l'identification des personnes physiques

Toute personne inscrite au RNPP peut avoir accès à la liste des administrations qui, au cours des six derniers mois, ont consulté ou mis à jour ses données figurant au RNPP. Toutefois, cet accès ne s’applique pas aux consultations ou communications faites par ou à une autorité chargée :

• de la sécurité de l’Etat ;
• de la défense, de la sécurité publique ;
• de l’établissement ou du recouvrement des taxes, impôts et droits perçus par ou pour le compte de l’Etat ;
• de la prévention ;
• de la recherche ;
• de la constatation et de la poursuite d’infractions pénales, y compris de la lutte contre le blanchiment d’argent ; ou
• du déroulement d’autres procédures judiciaires[1].

Ces exceptions visent, notamment, à préserver l’efficacité des enquêtes, la confidentialité des procédures et la sécurité nationale.

Cette liste est directement accessible via le portail MyGuichet.lu [2]. Les personnes concernées peuvent également adresser leur demande par écrit au ministre de la Digitalisation, en joignant une copie de la pièce d’identité. Un modèle de courrier est disponible en ligne sur le site MyGuichet.lu.

[1] Article 38 de la Loi de 2013

[2] Sous les rubriques : « Mes données », « Registre national des personnes physiques », « Relevé des consultations et des mises à jour ».

La consultation des données personnelles figurant au RNPP constitue un traitement de données personnelles au sens de l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD). Le responsable du traitement, en l’occurrence l’administration qui a consulté le RNPP, est donc tenu de respecter les principes et obligations énoncés au RGPD, notamment ceux qui résultent des articles 5 (principes relatifs au traitement de données à caractère personnel) et 6 (licéité du traitement).

Le RGPD prescrit que les données à caractère personnel doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée[1]. Par ailleurs, la Loi de 2013 prévoit que les données figurant au RNPP doivent être traitées loyalement et licitement, elles doivent être collectées pour les finalités prévues par la loi et ne doivent pas être traitées ou conservées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités[2].

En outre, le responsable du traitement doit, en cas de demande, permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès aux données personnelles la concernant[3]. Celle-ci a ainsi le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations mentionnées au paragraphe 15 du RGPD aux points a) à h). Parmi ces informations figurent « les finalités du traitement », c’est-à-dire l’objectif ou la raison principale de l’utilisation de données personnelles[4].

[1] Article 5 (1) du RGPD

[2] Article 7 alinéa 1 de la Loi de 2013

[3] Article 15 du RGPD

[4] Pour plus d’informations quant au droit d’accès, veuillez consulter le lien suivant : https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/vos-droits/droit-acces.html

Après avoir consulté la liste des administrations ayant accédé aux données figurant au RNPP, il est également possible de demander par écrit à l’administration concernée les raisons pour lesquelles elle a consulté les données, en y joignant une copie de sa pièce d’identité. Cette démarche ne peut pas être effectuée en ligne, mais un modèle de courrier est disponible sur le site MyGuichet.lu.

Il y a lieu de rappeler que le droit d’accès n’est pas absolu et doit être mis en balance avec d’autres droits fondamentaux, notamment le secret professionnel ou les droits et libertés d’autrui[1]. Cela signifie que la divulgation des raisons exactes de la consultation ou de l’identité précise de la personne physique ayant effectué une consultation peut être limitée, voire refusée, si elle porte atteinte au secret professionnel (par exemple, dans le cadre médical ou juridique) ou si elle compromet les droits et libertés d’une autre personne (comme sa sécurité ou sa vie privée).

[1] Pour plus d’informations, voir : CJUE, 22 juin 2023, Pankki, C-579/21 ; CJUE, 12 janvier 2023, Österreichische Post, C-154/21

Le RNPP doit garantir l’exactitude des données enregistrées sur base de pièces justificatives. Il est donc utile pour chaque personne de vérifier régulièrement l’exactitude des données inscrites au RNPP. Il est, par exemple, important que l’adresse soit toujours exacte et à jour dans le contexte de la signification (ou notification) d’actes de procédures judiciaires ou non judiciaires (p.ex. assignations en justice, convocations à témoin, bulletins d’impôts etc.)[1].

Si les données inscrites au RNPP sont inexactes ou incomplètes, la personne concernée peut en demander la rectification[2] (en cas de résidence au Grand-Duché de Luxembourg), ou la modification (en cas de résidence en dehors du Grand-Duché de Luxembourg).

[1] Conformément à l’article 161 du Nouveau Code de procédure civile, est considérée comme signification (ou notification) à domicile la signification (ou notification) faite à l’adresse sous laquelle le destinataire est inscrit au RNPP

[2] Article 37 de la Loi de 2013

Avant de saisir la CNPD d’une réclamation, il est nécessaire de contacter en premier lieu le responsable du traitement, c’est-à-dire l’administration qui a consulté les données personnelles au RNPP, afin de s’enquérir des raisons de cette consultation. Il est recommandé de conserver une preuve des communications échangées.

Si la personne concernée n’est pas satisfaite de la réponse obtenue ou si elle n’a reçu aucune réponse à sa demande, elle peut introduire une réclamation auprès de la CNPD, par voie électronique ou par voie postale[1]. Pour ce faire, il lui faudra fournir la preuve des démarches effectuées auprès du responsable du traitement (par exemple, un échange écrit). Dans le cadre de l’instruction de la réclamation, la CNPD peut prendre contact avec l’administration concernée afin de demander de mener une « enquête interne » pour connaître les raisons exactes de la consultation des données au RNPP. Dans ce contexte, la CNPD peut également contacter le CTIE afin d’obtenir l’analyse des connexions d’accès aux données personnelles par l’administration concernée, via le RNPP.

Sur base de la réponse communiquée par l’administration, la CNPD apprécie la licéité de la consultation et évalue si celle-ci a été effectuée à des fins professionnelles (raisons valables) ou, le cas échéant, par curiosité ou à des fins privées (raisons illicites)[2].

[1] Pour plus d’informations quant aux modalités d’introduction de réclamations auprès de la CNPD, veuillez consulter le lien suivant : https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html

[2] Un accès frauduleux a été retenu par la jurisprudence pour un employé communal qui a consulté le RNPP par simple curiosité, TA Diekirch, 7 février 2019, n°75/2019. Cf. Jean-Luc Putz, Cybercriminalité, éd. Larcier Luxembourg 2019, p. 377