Tout responsable du traitement est obligé d’informer individuellement les salariés du traitement de données à caractère personnel qu’il met en œuvre. Cette information doit répondre aux exigences des articles 12 et 13 du RGPD. Il est rappelé que ces dispositions ont fait l’objet des Lignes directrices sur la transparence au sens du règlement (UE) 2016/679, dont la dernière version a été adoptée le 11 avril 2018 par le groupe de travail européen (G29)[1].
Lorsqu’une société décide d’installer un système de géolocalisation des véhicules, elle peut, par exemple, informer ses salariés existants en leur remettant un document spécifique concernant la géolocalisation des véhicules. Pour les salariés entrant en fonction après l’installation dudit système, la société peut, par exemple, les informer via un document annexé au contrat de travail.
En outre, la CNPD rappelle que l’information devrait de préférence également être affichée de manière bien visible dans chaque véhicule, à portée de vue du conducteur.
Enfin, la CNPD attire l’attention des responsables du traitement sur les obligations additionnelles, notamment en matière d’information collective, prévues au nouvel article L. 261-1 du Code du travail (voir point 5. ci-dessous).
[1] Lignes directrices sur la transparence au sens du règlement (UE) 2016/679, disponibles à l’adresse suivante : https://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=622227.